Aspectos de la planificación de actividades

Al planificar y organizar una actividad protocolaria o de otra índole, es indispensable considerar los siguientes criterios para garantizar su éxito:

• Definir el tipo, nombre, objetivo de la actividad y público a la que estará dirigida. De esto dependerán todos los demás aspectos.
• Seleccionar la fecha, hora y lugar de acuerdo con la agenda de las autoridades y de la institución en general, disponibilidad o características necesarias del lugar y tiempo requerido de planificación.
• Elaborar invitación y lista de participantes según el público. Las invitaciones deben entregarse con un mínimo de 10 a 15 días de anticipación.
• Definir el programa, oradores y actividades por realizar. Este generalmente contiene la bienvenida, discursos de autoridades e invitados, intermedio artístico y otros según la ocasión.
• Considerar la distancia del lugar donde se realizará el acto, el transporte y estacionamiento.
• Publicidad o divulgación: según la relevancia de la actividad, se podrán utilizar los medios institucionales de comunicación masiva y personalizada, publicidad pagada o patrocinada e invitando a prensa local y nacional.  
• Considerar el servicio de alimentación de acuerdo con la ocasión, hora de servicio, presupuesto disponible y la cantidad de participantes.
• Elaborar el presupuesto considerando los aspectos anteriores y recursos  necesarios como mobiliario, amplificación,  grupos artísticos, escenografía, obsequios, entre otros.

El protocolo indispensable en las organizaciones

En la práctica de las Relaciones Públicas el protocolo, conjunto de normas establecidas por decreto o costumbre que rigen la sociedad, naciones u organizaciones, es indispensable para el establecimiento adecuado de las relaciones con los diferentes públicos de toda institución y  para una debida planificación o ejecución de todo tipo de actividades, aunque sus normas son internacionales cada país u organización aplica sus reglas ya establecidas de acuerdo con su historia, cultura, tradiciones, política e idiosincrasia.

En la UNED nos regimos por las reglas generales de protocolo, el ceremonial del Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores, las normas internas institucionales y por un orden llamado Precedencia, cuyas reglas son estrictas; por tanto, no pueden interpretarse al gusto de las personas. Éste se refiere al trato, ubicación de una persona de acuerdo con el rango, tipo y orden de realización de las actividades, según una regla previamente establecida.

En nuestro país, el Presidente de la República es la figura de máxima autoridad y preside toda ceremonia en la que esté presente. En la UNED el Rector es la persona de mayor rango jerárquico, seguido por los miembros del Consejo Universitario y los vicerrectores como los cargos de mayor precedencia institucional. En el protocolo de una actividad, los elementos más importantes siempre están a la derecha del escenario y el orden de los discursos o actividades se realizan de menor a mayor rango de importancia.