La Universidad Estatal a Distancia cuenta con Política para la Normalización y Desarrollo de la Gestión Documental y Documentos Digitales en los Archivos del Sistema Institucional de Archivos de la UNED (SIARUNED)

Los adelantos tecnológicos a nivel del país con respecto a la conservación y accesibilidad de la documentación institucional fueron las aristas para que el Consejo Universitario de la UNED decidiera implementar la Política para la Normalización y Desarrollo de la Gestión Documental y Documentos Digitales en los Archivos del Sistema Institucional de Archivos (SIARUNED).

Bajo la propuesta del equipo de trabajo integrado por Francisco Durán Montoya, Director de Tecnología y Comunicaciones; Evelyn Mora Murillo, Carlos Salas Burgos y Luis Méndez Astorga, funcionarios de Archivo Central; la UNED se comprometió a la implementación y desarrollo de las Tecnologías de Información (Tl) a nivel institucional; esto con el propósito de mejorar la gestión administrativa, la facilidad de la accesibilidad y del quehacer institucional contenida en los archivos de las oficinas de la UNED, los archivos especializados y el Archivo Central, administrada y resguardada por sus funcionarios y gestores documentales.

Esta política contará con la modernización de medios tecnológicos que faciliten el traslado, integración y tratamiento clasificado de los documentos electrónicos y documentos digitalizados que serán conservados en repositorios institucionales; y los que deban conservarse en soporte de papel, en los archivos de gestión (oficina), especializados y Archivo Central.

La Dirección de Tecnología y Comunicaciones (DITC) será el ente que velará por la seguridad digital en los diferentes procesos, para así restringir los posibles riesgos que se puedan presentar durante los ciclos de vida de los documentos, así mismo el Archivo Central valorará el diseño y desarrollo del sistema de información para su validez en los distintos documentos ante los diversos trámites que se requieran.

La política en mención fue aprobada por el Consejo Universitario en la sesión 2747-2019, Art. III, inciso 1-b), celebrada el 04 de julio de 2019, y se encuentra a la espera de la aprobación de su reglamento.