Acuerdos Institucionales Vigentes en Materia de Archivo con Aplicación Funcional UNED

Acuerdos Institucionales y comunicados en materia de Archivo con Aplicación Funcional administrativa para la UNED.

Actualizado a octubre 2020

Luis Méndez Astorga.

Respecto a la función de administrar y unificar criterios de archivo en la UNED, destacan los siguientes acuerdos y comunicaciones correlacionados con la función del Archivo Central y mejora en la gestión administrativa. 


De: Consejo de Rectoría
Oficio: UNED-CONRE 885-85
Sesión 327-85, Art. VI


“Artículo VI:-Ejecución del sistema centralizado de documentos en la UNED a partir de 1986-

".. que a partir de 1986, dicho sistema deberá implantarse oficialmente en toda la institución con carácter obligatorio, por lo que se le solicita que brinden toda la colaboración a quienes están a cargo de dirigir el mencionado proyecto”.

De: Centro de Información, Documentación Institucional
Oficio: CIDI-87-099

Para  orientar adecuadamente las tareas archivísticas se propuso que:
“Para realizar la clasificación debe utilizar el manual de códigos...”Con respecto a los procesos de generación de los documentos y su normalización se indicó que:
“El código se colocará en la parte superior de la correspondencia y se compondrá de las siglas de la oficina, el año y el número consecutivo...”

De: Consejo de Rectoría
S.Ofic.
Sesión 559-88 art. XVI

Entre las normas de producción y trabajo de correspondencia
“a. TODA correspondencia interna ya sea que se envíe en papel tamaño carta, oficio o de memorando, debe iniciarse con el siguiente formato:
PARA:
DE:
ASUNTO:
LUGAR Y FECHA:”

De: Consejo de Rectoría
Oficio: C.R 89.667
Sesión Nº620-89 art. VII

Idem.

Reglamento del Información, Documentación y Recursos Bibliográficos

Art. 62: ...e. Coordinar con los archivos de gestión, la organización de su fondo, de manera que se garantice la correcta selección, clasificación y ordenación de los documentos....
Art. 68: Los documentos se clasificarán por estructura orgánica funcional según “Manual de códigos”...

De: Consejo Rectoría
Oficio: CR/2002-972
Acuerdo Nº 1268-2002, Art. XII

Se acuerda:
“Instruir a las diferentes Vicerrectorías, Direcciones, Oficinas, Centros, Unidades y Programas para que, como medida temporal, no remitan la documentación al Archivo Central y en su defecto se custodien en sus mismas instancias, hasta nuevo aviso, hasta tanto no se resuelvan los problemas de espacio físico en esa dependencia.”

De: Consejo de Rectoría


Oficio: CR/2003-535.
Sesión  Nº1296-2003 Art. IV

Dentro de la correspondencia institucional cuando la documentación proceda de una Escuela, Dirección u oficina que cuente con su propio emblema se tendrá como prioridad que:
“El logo de la UNED deberá ubicarse en la esquina superior derecha de la hoja; ubicándose los emblemas complementarios en la esquina superior opuesta (izquierda).
Ambos logos deberán tener la misma dimensión”….

De: Consejo de Rectoría
Oficio: CR/2003-548
Sesión Nº1297-2003 Art. II

Acerca de la Normativa para el uso del Servicio de Correo Electrónico y Uso de las Carpetas Públicas se acordó:
“1. Declarar el Correo Electrónico Institucional como medio oficial para el tránsito y comunicación de información.
2. Avalar las acciones que permitan un ordenamiento y uso racional del Correo Electrónico Institucional

De: Consejo de Rectoría

Theodosia Mena


Oficio: CR/2003-535.
Sesión  Nº1296-2003 Art. IV

Email: 10-02-2006

Comunicado:

Adjunta nota CR/2003-535 con acuerdo de CONRE Sesión Nº1296-2003 Art. IV.

Menciona que se aprueba el emblema de Dirección de Extensión y Escuela de Educación.

Reitera uso correcto del logo institucional.

De: Consejo Universitario

Oficio: CU 2008-050

Email: 05-02-2008

Sesión 1900-2008, art. Iv, inciso 4

1.    “Modificar el acuerdo tomado en sesión 24499-2000, art. IV inciso 6), de manera que se elimine el envió en forma impresa del Boletín de Acuerdos del Consejo Universitario. Este boletín se hará llegar a la Comunidad Universitaria por medios digitales”….

De: Consejo de Rectoría

Oficio: CR.2009.869

Sesión 1598-2009, art. VII

1.    Manifestar por parte de los miembros de Consejo de Rectoría el apoyo, con el propósito de consolidar poco a poco el proyecto de gestión ambiental dentro de la cultura de la UNED.

·         Promover el uso de formularios digitales para trámites internos, evitando así la impresión y el uso de papel…

·         ….

De: Vicerrectoría Ejecutiva

Víctor Aguilar

Email: 24-05-2010

Instrucción: “Se les recuerda a los funcionarios envía por vía electrónica las copias de las cartas u oficios que se tramitan a lo interno de la Universidad. En papel solamente el oficio o carta original.”

De: DTIC

Email 04-03-2011

Obligatoriedad de acatamiento de Nueva “Norma sobre el uso del Correo Electrónico de la UNED”. Aprobada por el CONRE sesión 1605, art. IV, inciso 2, del 26-10-2009

De Consejo de Becas Institucional

Rose Mary Vargas

Email: 28-03-2011

Comunicado: Se remite acuerdo del COBI, N°848-2011.

En el mismo la Sra. Marianela Salas, presidenta del COBI, acuerdo. 1. Informar a la Comunidad Universitario que, a partir de este comunicado, el COBI, estará utilizando el correo electrónico como medio oficial de comunicación de acuerdos, por lo que se establece como requisito indispensable detallar una dirección electrónica en toda solicitud planteada al COBI”.

De: CONRE

Theodosia Mena V.

Email 07-07-2011

“Se solicita a todos (as) funcionarios (as) de la Universidad que la correspondencia que sea remitida al Consejo de Rectoría debe ser enviada tanto en forma impresa como digital”.

DE: DTIC

Email: 09-08-2011

Comunicado: … “recuerda que existe un reglamento sobre el uso del correo electrónico institucional, totalmente vigente, aprobado por el Consejo de Rectoría y que aplica sin excepción a todos los funcionarios. … La DTIC llama a los funcionarios a hacer uso racional del correo electrónico, teniendo presente el reglamento sobre su uso y evitando en su utilización cualquier tema o situación que esté más allá de las labores propias de los funcionarios”.

De: CONRE

Theodosia Mena V

Email: 15-12-2011

“Se solicita a todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Universidad que la correspondencia (anexos) que sea remitida al Consejo de Rectoría debe ser enviada tanto en forma física impresa como digital a los correos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

De: DTIC

Francisco Durán M.

Email:28-03-2012

Comunicado “La Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC) informa al a comunidad universitaria que ya está en funcionamiento la nueva red inalámbrica para la sede central bautizada con el nombre NODOS UNED inalámbrica. ….”

De: DTIC

Francisco Durán M.

Email: 17-05-2012

Comunicado:  “NODOS UNED entorno funcionarios, forma parte del nuevo modelo de gestión tecnológica que está implementado la DTIC, basado en el desarrollo de entornos en línea que atiende las necesidades específicas de los funcionarios. …”

De: Víctor Aguilar C

Vicerrector Ejecutiva

Email: 06-06-2012

Comunicado: uso de medios electrónicos

“…especialmente lo dirijo a las jefaturas, sigue llegando a nuestras oficinas muchas copias de correspondencia y de otros documentos en forma impresa las cuales podrían ser enviadas por el correo electrónica, favor tomar las medidas correspondientes. …”

De: Consejo Universitario

Ana Myriam Shing

Email: 18-06-2012

Comunicado: “Se le informa que, a partir de esta semana, las copias de los acuerdos tomados por el Consejo Universitario serán enviadas de forma digital a las secretarias y jefes de las dependencias respectivas. En caso de que alguien requiera uno de estos acuerdos de forma impresa, con mucho gusto, lo puede solicitar directamente en la Secretaría”.

De: CONRE

Theodosia Mena V

Email:21-06-2012

Se solicita a todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Universidad que la correspondencia (anexos) que sea remitida al Consejo de Rectoría debe ser enviada tanto en forma física impresa como digital a los correos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

De: Consejo Universitario

28-06-2012

Comunicado: “Se informa que a partir del día de hoy, y gracias a la colaboración de los compañeros de la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación (DTIC), se rediseño el sitio web del Consejo Universitario…

Los acuerdos del Consejo Universitario se pueden consultar a través de dos opciones…

También pueden tener acceso a las agendas del Plenario, del Consejo Universitario y de las Comisiones del Permanentes, las actas aprobadas, políticas institucionales que están clasificadas en Generales, Académicas, Presupuestarias, Estudiantiles y Organizacionales, e información general…”

De: Revista Acontecer

Karol Ramírez

Email: 03-08-2012

Nota periodística “UNED logra buenos resultados con la homologación de certificados”. Nos habla de la aprobación por el CONRE en el d2009 del documento “Lineamientos para el trámite, elaboración y entrega de diplomas y certificados en la UNED”.

De: Vicerrectoría Planificación

Edgar Castro M

Email:12-12-2012

Comunicado: “… Encontrarán en las siguientes direcciones, los nuevos desplegables que responden a la nueva estrategia de Información estudiantil propuesta por el Equipo de Trabajo. …”

Tiene que ver con Información General, Desplegables por carrera e Instrucciones para la matriculas a partir de la oferta I-2013.

De:  CONRE

Theodosia Mena V

Email:17-01-2013

Se solicita a todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Universidad que la correspondencia (anexos) que sea remitida al Consejo de Rectoría debe ser enviada tanto en forma impresa como digital a los correos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

De:  CONRE

Theodosia Mena V

Email 25-04-2013

Se solicita a todos (as) los (as) funcionarios (as) de la Universidad que la correspondencia (anexos) que sea remitida al Consejo de Rectoría debe ser enviada tanto en forma impresa como digital a los correos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

De Archivo Central

Carlos Salas

Email:13-05-2013

Comunicado: “… les recordamos las directrices emitidas por el Archivo Central con respecto a la gestión de documentos y uso de papel”….

De: DTIC

Francisco Durán M.

Email 11-06-2013

Comunicado: “La Dirección de Tecnología de Información y comunicaciones (DTIC), comunica a toda la comunidad universitaria que se ha restringido el uso de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  utilizado para el envío de mensajes masivos a nivel institucional. …”

….

Un nuevo sistema de correo electrónico bajo la lógica de desarrollo de los servicios integrales del cómputo en la nuevo que ofrece Office 365 y que es la nueva generación de aplicaciones informáticas que conjunta, correo electrónico, calendario, mensajería instantánea y conferencias en línea, entre otros servicios.

De DTIC

Francisco Duran M

Email: 14-06-2013

Comunicado: Se comenta la restricción en el uso de comunicaciones masivas de los funcionarios donde se argumentan varias razones.

“…se inició el proceso de migración a un nuevo servidos de correo electrónico con mayor funcionalidad y con mayores capacidades, que se estarán anunciando en su debido momento. Además, se aumentó el nivel de la configuración de seguridad del servidor, con el fin de evitar el envío automático de correos personales…”

De: Archivo Central

Luis Mendez

Email: 13-02-2014

Comunicado: “Directrices del Archivo Central. ….

De: Archivo Central

Carlo Salas B

Email:28-04-2014

Comunicado: “Les envió Directriz N°67 con respecto a Firma Digital, publicada el día viernes 25 de abril en el Diario Oficial La Gaceta N°79”

De: Consejo Universitario

Acuerdo sesión 2336-2014 (15-05-2014) Art. II, inciso 2-a)

Aprobación del Reglamento de Uso de Equipo de Computo e Internet de la UNED

De: Consejo Universitario

Acuerdo sesión 2336-2014 (15-05-2014) Art. II, inciso 4-a)

a.    “El Archivo Central será la dependencia oficial para entrega de la copia fiel del resumen de diseño curricular de asignaturas aprobadas que soliciten los estudiantes… “

2. “Aprobar a partir del III cuatrimestre del año 2014 un arancel…por concepto de cobro de cada uno de los resúmenes de diseño curricular de as asignaturas aprobadas pro los estudiantes, que soliciten para diversos trámites.”..

De: Víctor Aguilar C

Vic. Ejecutivo

Email: 06-06-2014

Comunicado:  anexa la nota CR 2003-548 donde se:

“1-Declara el Correo Electrónico Institucional como medio oficial para el tránsito y comunicación de información”.

2-Avalar las acciones que permitan un ordenamiento y uso racional del Correo Electrónico institucional…”

De: Comisión para la Homologación de títulos y certificados en la UNED

Ana Iveth Rojas. Coordinadora

Email: 27-06-2014 (Ofimercom)

Se comunica que en sesión del CONRE N° 1808-2014, art. II, inciso1, se avalaron las modificaciones al documento para la gestión de certificados y estableciéndose nuevas directrices para el diseño de los certificados.

De: Archivo Central

Email. 12-09-2014

Circular: Comunicado sobre solicitud de programas del curso elaborado por el PACE

De DTIC

Francisco Duran M

Email:18-11-2014

Comunicado:

“… a partir del mes de noviembre se estará realizando lo correspondiente a prohibiciones y restricciones de acceso a sitios restringidos ( Pornografía, Abuso Infantil, Material para Adultos, Hacking, sitios maliciosos, Phishing, URL SPAM, Juegos entre otros), el cual tal y como lo establece en nuevo Reglamento para Uso de Equipos de Cómputo e Internet de la Universidad Estatal a Distancia, el cual indica que estos bloqueos deben entrar en vigencia en un plazo de seis meses contados a partir de la aprobación del reglamento.

… Reglamento para Uso de Equipos de Cómputo e Internet de la Universidad Estatal a Distancia fue aprobado por el Consejo Universitario en sesión 2336-2014 (15-05-2014) Art. II, inciso 2-a) del 15 de mayo del 2014….”

De: Archivo Central

Email: 02-10-2015

Circular “El Archivo Central les informa que para implementar un acceso más oportuno y de calidad al estudiante y en cumplimento a la ley #8220, a partir del año 2014 se efectuó la siguiente mejora en el servicio de : Solicitud de programas de Asignatura. …”

De DTIC

Rolando Rojas C. Director ai

Email: 21-102015

Comunicado:

“…. a partir de hoy miércoles inicia el proceso de implementación con los primeros funcionarios y funcionarias de la UNED, los cuales podrán aprovechar los beneficios que ofrece Office 365 en la nube:

1.    Uso de todas las aplicaciones de Office desde la nueve y sin necesidad de instalarlos en su computadora

2.    1000 GB de almacenamiento de datos en la nube

3.    50 GB de capacidad de correo electrónico

4.    Chat y colaboración en línea, Skype for Business.

…”

De: Vic. Planificación

Edgar Castro M.

Email: 06-05-2016

Se remite nota CR 2016.246 que señala el acuerdo CONRE N 1900-2016 arti. V, inciso a)…

Reiterar a Vicerrectores, Directores, Jefes, Coordinadores y funcionarios en general la obligación de responder oportunamente y con la calidad necesaria a las solicitudes de información realizadas por las diferentes instancias de la institución para el logro de los objetivos y funciones de éstas y en cumplimiento de los establecido por la Ley General de Control Interno y sus normas.”

De: DTIC

Email: 09-02-2017

Comunicado: “…abrimos en nuestro sitio web institucional y para toda la comunidad universitaria un buzó de sugerencias. Enviarnos los comentarios que tengas sobre la gestión de la DTIC a nuestro buzon de sugerencias” (https://www.uned.ac.cr/dtic/sugerencias)

De: CONVIACA

07-03-2017

Comunicado: Remiten adjunto el “acuerdo tomado durante la sesión N° 1-2017, articulo VII, inciso N| 1 del  Consejo de Vicerrectoría Académica, referente a la plataforma tecnológica de nuestra universidad”

De: OFIMERCOM

María Gabriela Ortega M.

23-03-2017

Comunicado:….“Cada quinquenio hemos tratado de que la marca que representamos como organización, se fortalezca y se unifique, no solo para el quinquenio sino en forma permanente y abogamos porque todos los funcionarios de la UNED nos apoyen en esta labor de potenciar la marca de la universidad, …

4. La propuesta de firma institucional a ser usada por cualquier funcionario (a) en el correo electrónico durante el año 2017…

De: Consejo Universitario

Oficio CU 2017-367

Email 28-07-2017

Transcribe acuerdo sesión 2605-2017, art III, inciso 2ª)…

Se aprueba Reglamento de Derecho de Petición en la UNED.

De: Vicerrectoría Planificación

Edgar Castro M.

Email: 18-09-2017

Comunicado: Aprobación CONRE de Manual Procedimientos Específicos

“…

Adjuntamos el acuerdo de CONRE tomado en sesión 1943-2017, en donde se da aprobación del Manual para la Elaboración de Procedimientos Específicos, Documentos y Registro de nuestras dependencias.

….”

De: Rectoría

Luis Guillermo Carpio

Email: 04-09-2018

“Se les informa que a partir de hoy el envío de información al Consejo de Rectoría (CONRE) debe ser enviado al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.">consejorectoríEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., a la Asamblea Universitaria al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., ambos con copia a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..”

De: Oficina de Recursos Humanos

Rosa María Vindas Ch.

Email:15-11-2018

Comunicado: … Por tanto, agradecemos que la documentación que la documentación que se dirija o que tenga interés para la Jefatura de Recursos Humanos sea enviada en físico y digital, con copia a las siguientes direcciones: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , para dar respuesta y seguimiento a la mayor brevedad posible. …

De: Unidad Servicio al Personal

Ana Lorena Carvajal

Email. 26-03-2019

“… a partir de esta fecha, todas las copias que se requieran de documentos que se encuentren en los expedientes de personal deberán ser solicitadas a través de correo electrónico, y se les enviará por esta misma vía de manera escaneada. Favor hacer solicitudes al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.,”...

De: Oficina de Recursos Humanos

Rosa María Vindas Ch.

Email: 17-05-2019

Directriz: “… con este correo aprovecho , para nuevamente solicitarles que la documentación que se dirija a trámite a Recursos Humanos, se remita a la Jefatura de Recursos Humanos para brinde el acuso de recibo y el seguimiento correspondiente, lo ideal es que sea enviada en digital a la Jefatura y a la Coordinación de la Unidad correspondiente a las siguientes direcciones: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para dar respuesta y seguimiento a la mayor brevedad posible.

De: Consejo Universitario

CU en sesión 2747-2019, Art. III, inciso 1-b), celebrada el 09 de julio del 2019

Email: 09-07-2019

Se informa de la  aprobación de la Política para la normalización y desarrollo de la gestión documental y documentos digitales en los archivos del sistema institucional de archivos de la UNED –SIARUNED

De: Consejo Universitario

Noticias

Email: 12-07-2019

Noticias CU

“La Universidad Estatal a Distancia cuenta con Política para la Normalización y Desarrollo de la Gestión Documental y Documentos Digitales en los Archivos del Sistema Institucional de Archivos de la UNED (SIARUNED)”.

De: Vicerrectoría Ejecutiva

Email: 14-08-2019

Comunicado: “… a partir de este momento todo acuerdo oficio o bien notificación dirigido a la Vicerrectoría Ejecutiva, se envía a la siguiente dirección electrónica: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. …”

De: Oficina de Recursos Humanos

Rosa María Vindas Ch.

Email: 14-10-2019

Instrucción: “En atención al compromiso institucional que existe en la reducción de papel, y a su vez con el propósito de dar un mejor seguimiento a los trámites que realizan ante la Oficina de Recursos Humanos, se le recuerda a la comunidad universitaria que la documentación debe ser remitida digitalmente por correo dirigido a la jefatura de Recursos Humanos quien suscribe y a la funcionaria Zully Garita Zamora, para efectos de dar seguimiento a las solicitudes.

Aquellas personas que cuenten con firma digital, podrán realizar sus trámites sin necesidad de entregar documentos físicos. Esperamos que para el año 2020 estemos brindándoles aún más servicios de manera virtual.

Sus consultas pueden remitirlas al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

….”

De: Consejo de Rectoría

CR-2020-1588-A

(20-10-2020)

Tras gestiones de la Comisión Institucional de Teletrabajo de la UNED, en establecer premisas en el acceso y uso de la firma digital de manera activa en gestión institucional de cambio para la gestión documental, se acuerda:

“2. Ratificar como requisito obligatorio para la buena marcha de la Universidad, que las personas que tengan cargo de autoridad cuenten con firma digital”.