Historia del Archivo

El Archivo Central de la UNED inicia formalmente sus funciones a principios de 1986, sin embargo, surge a raíz de una inquietud formulada en 1984 por el entonces Vicerrector de Planificación,  Lic. Vinicio Álvarez, quien señaló  la  necesidad de prestar atención al problema de la administración de documentos en las oficinas de la institución. Bajo éste contexto,  se buscó la asesoría del Lic. Ibo Cordero Abarca, quien presentó un proyecto para la creación de una Oficina de Administración de Documentos.

Ese proyecto tomó fuerza en 1985, cuando el Consejo de Rectoría -CONRE-, acuerda aprobar parcialmente el mismo (acuerdo N° 319-85 Art.VIII del 11 de dic de 1985), y encarga a la Licda. Rita Ledezma H. Jefe del Centro de Información y Documentación Institucional -CIDI- la supervisión de éste.  Es así, que se crea el  Archivo Central adscrito al mencionado Centro.

Entre las funciones que se anotan en el proyecto para el Archivo Central se encuentran:

    • Adiestrar al personal de los archivos de gestión de la universidad
    • Recopilar el patrimonio documental con fines históricos, científicos y administrativos
    • Clasificar y depurar la documentación administrativa existente en la institución desde su creación en 1977.
    • Ofrecer el servicio de consulta
    • Asesorar al personal de los archivos de diferentes oficinas cuando así lo requieran.
    • Elaborar y mantener al día el Manual  de Clasificación de Documentos, entre otros.

A nivel de infraestructura, el Archivo Central se ubicó en sus inicios  en el sexto piso del Edificio A, de la Sede Central de la UNED, contando desde entonces con  sus propias áreas administrativas, separadas del resto de servicios del -CIDI-.

Con la reestructuración de varias dependencias de la UNED, el 19 de marzo de 1997, y según  acuerdo del Consejo Universitario, se fusiona el Centro de Información y Documentación Institucional -CIDI- con la Oficina de Servicios Bibliotecarios; conformando las dos oficinas mencionadas en conjunto con el Archivo Central lo que fue: el Centro de Información, Documentación y Recursos Bibliográficos -CIDREB- el cual, apareció en la nueva estructura orgánica, ahora como parte de la Vicerrectoría Académica.

Sin embargo, para el año 2004 se consideró una nueva restructuración, ahora particularmente   del Archivo Central hacia otra dependencia de la UNED. Con ello se buscaba propiciar un desarrollo más dinámico y funcional del Archivo, y la mejora de recursos y difusión para consolidar este servicio dentro del modelo que seguía desarrollando la UNED. Fue así, que se realizó un estudio técnico por parte del Centro de Planificación y Progración Institucional que derivó en una propuesta para la reubicación formal del Archivo Central dentro de la estructura orgánica institucional, la cual fue aprobada por el Consejo de Rectoría el 17 de mayo del 2005; donde se indicó además, la  reubicación  jerárquica del Archivo Central, ahora como dependencia adscrita directamente a la Vicerrectoría Ejecutiva.

Conjuntamente con los cambios mencionados,se observó la necesidad de habilitar un local más apropiado y  acorde con las condiciones de salud Ocupacional.  Para ello, se construyó un local para reubicar al Archivo Central y ya para el año 2007  se realizó el  traslado  al nuevo inmueble donde se  ubicó la documentación y el personal administrativo  en las diferentes áreas que contiene el archivo, sumándose además un depósito externo de importancia para el resguardo de los documentos más pasivos del archivo.

Complementan la actividad archivística y el resguardo de la información institucional los archivos especializados de: la Editorial EUNED, el Archivo Financiero, el Servicio Médico, la Oficina de Bienestar Estudiantil, Oficina de Contratación y Suministros,la Oficina Recursos Humanos como tal, así como de sus Comisiones, y el Área de Capacitación y Becas de la misma dependencia, la Oficina de Registro (Archivo de Estudiantes) y la Videofonoteca principalmente.

 

Redacción y revisión: Luis Méndez