Pregunta 2: ¿En qué circunstancias un funcionario de la UNED podría optar por el teletrabajo?

El Reglamento de Teletrabajo (artículo 2) especifica que un funcionario podría incorporarse a la modalidad de teletrabajo básicamente en tres circunstancias:

atendiendo razones institucionales,
como iniciativa y decisión voluntaria
o mediante contratación de nuevos funcionarios bajo esta modalidad.

 

Pregunta 3: ¿Cuál es la unidad responsable de atender cualquier consulta sobre la modalidad de teletrabajo?

La gestión de la modalidad de teletrabajo estará a cargo del Programa de Teletrabajo, el cual se concibe como una unidad técnico-administrativa responsable de implementar y de coordinar, con todas las instancias institucionales, las acciones correspondientes para la puesta en marcha y seguimiento de esta modalidad.

 

Pregunta 4: ¿Existe algún otro órgano que colaborará en la implementación de la modalidad de teletrabajo en la UNED?

Además del Programa de Teletrabajo, la Universidad contará con el apoyo de la Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT).

La CIT es el órgano interdisciplinario conformado por funcionarios de diversas dependencias de la UNED responsable de asesorar a las autoridades institucionales en la planificación y ejecución de acciones que impulsen el teletrabajo en la institución.

Estará conformada por el Vicerrector de planificación, el coordinador del Programa de Teletrabajo (quien coordina además esta Comisión), el jefe de la Oficina de Recursos Humanos, el coordinador del Centro de Salud Ocupacional, el médico coordinador del Servicio Médico, un represente de la Oficina Jurídica, un representante de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación y el coordinador del Programa de Gobierno Digital.

 

Pregunta 5: ¿Cuáles tipos de teletrabajo se aplicarán en la UNED?

En la UNED se aplicarán dos tipos de teletrabajo: teletrabajo domiciliario y teletrabajo móvil; estos podrán ser permanentes o no permanentes.

 

Pregunta 6: ¿Cuáles son las características de las actividades de un teletrabajador?

Las actividades teletrabajables se caracterizan:

Estar asociadas a objetivos claros y metas específicas que permitan la planificación, el seguimiento, el control y la comunicación mediante las tecnologías de la información y la comunicación.
Contar con una supervisión indirecta y por resultados.
Poder efectuarse fuera de la oficina sin afectar el normal funcionamiento de la dependencia a la cual pertenece el teletrabajador.
Realizarse mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

 

Pregunta 7: ¿La condición de la contratación como funcionario de la UNED, cambia si este se incorpora a la modalidad de teletrabajo?

Los funcionarios que se acojan a la modalidad de teletrabajo mantendrán los mismos derechos y obligaciones establecidos en la normativa interna de la UNED.

 

Pregunta 8: ¿Cuántos días a la semana se podría teletrabajar?

La modalidad de teletrabajo considera siete opciones, según la cantidad de días que el teletrabajador laborará en las instalaciones de la UNED y fuera de ella. Estas son:

T1: cuatro días en las instalaciones de la UNED y un día fuera de ellas.
T2: tres días en las instalaciones de la UNED y dos días fuera de ellas.
T3: dos días en las instalaciones de la UNED y tres días fuera de ellas.
T4: un día en las instalaciones de la UNED y cuatro días fuera de ellas.
T5: los cinco días fuera de las instalaciones de la UNED.
T6: teletrabajo en el extranjero.
T7: otras opciones de teletrabajo.

La opción T1, corresponde a aquellos puestos donde una de las actividades sea la redacción de informes o documentos y que, por la índole de sus funciones, resulta más efectivo realizarla fuera de la institución.

Las opciones T2, T3 y T4 corresponden a puestos que tienen definida la atención de personas en días específicos dentro de la semana, mientras que la otra parte de la jornada se destina a funciones de análisis, investigación, redacción de informes y propuestas, elaboración de instrumentos de evaluación y otras actividades académicas.

La opción T5 aplica a funcionarios que no tienen dentro de sus funciones la atención presencial de público, ni tareas que requieran materiales, documentos, equipos y herramientas que solo en la institución se encuentran.

Los funcionarios que tengan personal a cargo pueden aspirar únicamente a las opciones T1 y T2.

La opción T6 aplica a aquellos funcionarios a quienes se les autorice a teletrabajar en el extranjero.

Cualquier otra opción no considerada en las seis anteriores (T7) deberá ser aprobada por el Consejo de Rectoría, a solicitud de la Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT), de manera justificada. No obstante, en estos casos debe prevalecer el interés institucional.

 

Pregunta 9: ¿Quien desee teletrabajar deberá firmar algún contrato?

El funcionario que se acoja a la Modalidad de Teletrabajo deberá firmar el respectivo contrato. La condición de su acogimiento a la Modalidad de Teletrabajo se reflejará en la Acción de Personal.

 

Pregunta 10: Si un funcionario se incorpora a la modalidad de teletrabajo, ¿será para siempre o contemplará periodos por los que el funcionario estaría nombrado como teletrabajador?

La condición de la modalidad de teletrabajo se renovará anualmente, siempre y cuando se cuente con la aprobación de la jefatura respectiva. Asimismo, la modalidad de teletrabajo no genera derechos adquiridos.

 

Pregunta 11: ¿Qué requisitos se debe cumplir para optar por la modalidad de Teletrabajo?

Según los artículos 15 y 16 del Capítulo III, Deberes del Teletrabajador, del Reglamento de Teletrabajo, el funcionario que opte por esta modalidad deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• • Estar nombrado en propiedad o con al menos dos años de nombramiento continuo a plazo fijo o tres años alternos.
  • Que las actividades del puesto sean teletrabajables.
  • Contar con la aprobación de la jefatura o de la dirección respectiva. En aquellos casos en que la jefatura o dirección cuente con varias instancias, deberá presentar además el visto bueno del superior inmediato, según corresponda.
  • Presentar el plan de trabajo con el visto bueno de la jefatura o de la dirección respectiva, y del superior inmediato en los casos en que corresponda.
  • Tener una evaluación de desempeño previa inmediata a la solicitud con una calificación igual o superior a 8.
  • Estar dispuesto a que se realice una inspección, por parte del Centro de Salud Ocupacional, en el lugar definido para teletrabajar, la que deberá coordinarse previamente.
  • Firmar un contrato.
  • Contar con el equipo tecnológico propio, así como con la conectividad y accesibilidad indispensables según criterio técnico de la DTIC.

Finalmente, quien supere todos los procesos de selección, deberá aprobar el Curso de Capacitación sobre Teletrabajo.

 

Pregunta 12: ¿Cuáles competencias debe tener un funcionario para optar por la modalidad de teletrabajo?

Las competencias que debe tener una persona que quiera optar por la modalidad de teletrabajo son siete, según se detalla a continuación:

• • Automotivación: encontrar en uno mismo el impulso, entusiasmo e interés para desarrollar una tarea.
  • Autorregulación: capacidad para hacer lo que debe hacer, postergando acciones que quiere hacer.
  • Compromiso: comprender, asumir y adoptar en su trabajo la cultura de la UNED.
  • Comunicación: transmitir la información, las ideas, y las opiniones de manera clara y oportuna.
  • Aprendizaje: seleccionar y preocuparse por adquirir conocimientos y organizarlos para aplicarlos en su trabajo.
  • Orientación a la calidad: aplicar estándares de calidad en los resultados de su trabajo.
  • Juicio: capacidad para aplicar criterios específicos y pertinentes en las diversas decisiones que debe tomar en su trabajo.

 

Pregunta 13: ¿La información institucional que maneje el teletrabajador es de uso público?

El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y a la que pueda acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado, según se establece en la normativa institucional. Toda la información que maneje el teletrabajador deberá asegurarse a través de los medios tecnológicos que defina la DTIC.

 

Pregunta 14: ¿Desde qué lugares se puede teletrabajar?

Se puede teletrabajar desde el domicilio, desde un telecentro o algún otro lugar destinado por el teletrabajador. Lo más importante es que el lugar reportado para teletrabajar cumpla con las características recomendadas por el Centro de Salud Ocupacional y establecidas en el Documento Técnico sobre Teletrabajo del Instituto Nacional de Seguros. Además, en caso de que se opte por el tipo de teletrabajo domiciliario, es importante que no varíe el lugar reportado.

 

Pregunta 15: ¿Se va a inspeccionar el lugar que el funcionario reportó para teletrabajar?

El funcionario deberá estar anuente a que el Centro de Salud Ocupacional verifique que el espacio físico asignado para teletrabajar cumple con las condiciones requeridas para el desarrollo de sus actividades. Sin embargo, esa visita de inspección se realizará cuando se requiera.

 

Pregunta 16: En caso de que se suspenda el servicio eléctrico o el de internet en el lugar de teletrabajo, ¿cuál sería el procedimiento por seguir?

El funcionario afectado debe comunicarlo inmediatamente al superior respectivo. En caso de que se conozca que el problema continuará por varios días, es importante que coordine con su superior para que, hasta tanto se solucione el problema, se reincorpore a trabajar de forma presencial.

 

Pregunta 17: ¿Cuál sería el horario y la jornada laboral por cumplir como teletrabajador?

En el caso de los teletrabajadores de la UNED, se respetará la jornada para la cual fue contratado y que se hace constar en la declaración de jornada de trabajo. En cuanto al horario, se refiere a las horas según la jornada; en el caso de la diurna, son 8,5 horas diarias (de 8 a.m. a 4:30 p.m.) de lunes a viernes. Además, el teletrabajador no podrá tener superposición horaria con ningún otro trabajo en el horario pactado para la UNED.

 

Pregunta 18: ¿Se puede acoger a la modalidad el funcionario que tenga jornadas de ¼, 1/8, 1/2 o tiempo completo?

Sí, siempre y cuando esté nombrado en propiedad o tenga al menos dos años de nombramiento continuo a plazo fijo o tres años alternos (Art. 16).

 

Pregunta 19: ¿El jefe puede solicitarle al teletrabajador que asista a la oficina o dependencia algún día cuando le corresponde teletrabajar?

Sí. Además, el teletrabajador debe estar disponible dentro de la jornada laboral acordada, a fin de atender asuntos relacionados con sus funciones, para lo cual deberá facilitar un medio de comunicación interactiva para su localización. En caso de que la jefatura requiera la presencia física del teletrabajador, debe convocarlo al menos con 24 horas de antelación. Solo en casos excepcionales el funcionario debe hacer presencia inmediata, considerando los tiempos de traslado desde su lugar de teletrabajo.

 

Pregunta 20: ¿Cómo será evaluada la gestión en teletrabajo?

La evaluación del desempeño de un teletrabajador considerará dos dimensiones: los resultados de la gestión y las competencias.

En la evaluación de los resultados, se considerará: el cumplimiento oportuno y la responsabilidad; el orden y la calidad del trabajo en relación con los objetivos. Para la medición de las competencias, se deben considerar las conductas asociadas a un desempeño exitoso.

Además, el teletrabajador deberá mantener una calificación superior o igual a 8 en la evaluación del desempeño, en caso de que quiera continuar bajo esta modalidad laboral.

 

Pregunta 21: ¿Cómo se dará seguimiento al cumplimiento de objetivos de un teletrabajador?

Los funcionarios que opten por teletrabajar deberán elaborar, junto con sus superiores, un plan de trabajo. El instrumento permitirá, además, realizar un seguimiento y una evaluación final sobre el cumplimiento de cada una de las actividades acordadas.

 

Pregunta 22: ¿Habrá alguna subvención de la UNED por el uso del equipo tecnológico personal, por los materiales de oficina que se utilizan desde el lugar de teletrabajo o por los gastos de servicios básicos en que incurrirá el teletrabajador?

El teletrabajador domiciliario debe asumir los gastos de electricidad, agua, internet y demás gastos relacionados con el desarrollo de las actividades propias de la modalidad de teletrabajo. En el caso de traslados para realizar giras o reuniones de trabajo como parte de su función, se aplicará lo establecido en la normativa vigente (Art. 27, Reglamento de Teletrabajo)

 

Pregunta 23: ¿La UNED reconocería viáticos en caso de que el teletrabajador viva en un lugar alejado y deba desplazarse a la Sede Central en Sabanilla, al Centro Universitario o según lugar de trabajo, correspondiente a reuniones o a entregar documentos o informes?

Los gastos en que incurra el teletrabajador en el cumplimiento de su gestión, como el traslado a su lugar de trabajo u otro gasto administrativo, deben ser cubiertos por el propio funcionario (Art. 27 Reglamento de Teletrabajo)

 

Pregunta 24: ¿Cuál es el procedimiento en el caso de que un teletrabajador sufra un accidente o una enfermedad laboral?

Según el artículo 28 del Reglamento de Teletrabajo, el teletrabajador estará protegido por la póliza de riesgos del trabajo que tiene la UNED, siempre que se encuentre ejerciendo las labores propias de sus funciones. En caso de accidente laboral, se deberá dar aviso de lo sucedido al Centro de Salud Ocupacional de la UNED de forma inmediata o en el plazo de los siguientes tres días hábiles posteriores al accidente.

También es importante que el equipo tecnológico con que labore el teletrabajador cumpla con las recomendaciones ergonómicas definidas por el Centro de Salud Ocupacional de la UNED y el Documento Técnico sobre Teletrabajo del INS.

Para lo anterior, en caso de accidente, debe comunicarse con los funcionarios del Programa de Salud Ocupacional, al número telefónico 2527-2284.

Para conocer con más detalle este procedimiento, puede consultar el Manual de Procedimientos de Teletrabajo.

 

Pregunta 25: ¿Qué sucedería si se roban algún equipo institucional, en el lugar que el funcionario reportó como su lugar de teletrabajo?

El teletrabajador es responsable de los activos institucionales que utilice y traslade hacia el lugar de trabajo, ya sea domicilio, telecentro u otro lugar destinado para realizar sus funciones durante el teletrabajo, cuando así sea autorizado 16, inciso h, Reglamento de Teletrabajo. En caso de extravío, robo o deterioro, se procede de acuerdo con lo que establece la normativa interna, en particular el Manual de Procedimientos Adquisiciones, Recibo, Uso y Control de Mobiliario y Equipo de la UNED.

 

Pregunta 26: ¿La UNED le entregará equipo de cómputo a cada teletrabajador, o quien desee teletrabajar deberá hacerlo con su propio equipo tecnológico?

Cuando el funcionario se acoge de forma voluntaria a esta modalidad, se parte de que debe contar con el equipo tecnológico propio que le permita realizar sus actividades, así como con la conectividad y accesibilidad indispensables según el criterio técnico de la DTIC.

Sin embargo, en casos debidamente justificados y a solicitud del funcionario, la Administración valorará la posibilidad de dotarlo del equipo tecnológico necesario para teletrabajar.

 

Pregunta 27: ¿Y la UNED le brindará soporte técnico a ese equipo tecnológico?

La Dirección de Tecnología, Información y Comunicación (DTIC) dará soporte técnico a las aplicaciones institucionales, para lo cual el funcionario deberá llevar el equipo de su propiedad a la Sede Central en el momento que lo requiera. La UNED no se hará responsable por la depreciación o el posible deterioro que sufra dicho equipo.

 

Pregunta 28: ¿Cuál procedimiento debe seguir un teletrabajador para sacar vacaciones solicitar permisos?

El procedimiento para solicitar vacaciones o permisos es el mismo que se utiliza, según la normativa de la UNED, en la modalidad presencial.

 

Pregunta 29: ¿Cuál es el procedimiento por seguir si un teletrabajador necesita una cita en el Servicio Médico de la UNED?

El procedimiento por seguir consiste en solicitar una cita mediante llamada telefónica al número 2234-9044 o Enviar un correo electrónico 

 

Pregunta 30: ¿Se puede obtener una beca de estudio mientras se teletrabaja?

Respuesta: Sí, porque las condiciones laborales no cambian; por lo tanto, el funcionario tiene derecho a solicitar beca, la cual será otorgada por la Comisión de Becas (COBI) según su propia normativa.

 

Pregunta 31: ¿Es obligatorio asistir a las actividades de tipo laboral, social, capacitación, entre ellas, que se lleven a cabo en la Sede Central (UNED, Sabanilla)?

Eso dependerá de la afinidad de las funciones correspondientes al puesto o de que las actividades especificadas en la  pregunta respectiva, que se lleven a cabo sean de interés institucional, y además, lo que considere el superior respectivo.

 

Pregunta 32: Si el teletrabajador desea reincorporarse a la modalidad presencial, ¿cuáles podrían ser las causas que lo justifiquen?

El teletrabajador tendrá que reincorporarse a la modalidad presencial, cuando se dé alguna de las siguientes circunstancias:

• • Cambio en las condiciones del teletrabajador: cuando la Comisión Institucional de Teletrabajo (C.I.T.) o el superior inmediato conozcan del incumplimiento de alguna de las condiciones o requisitos solicitados en el Reglamento de Teletrabajo.
  • Por conveniencia institucional: cuando las autoridades superiores de la Universidad determinen que existe un interés institucional para que el teletrabajador continúe sus labores presencialmente.
  • Por interés del superior inmediato: en este caso, el superior inmediato deberá justificarlo debidamente ante la CIT, para que el CONRE acuerde lo pertinente.
  • Por interés del teletrabajador: cuando el teletrabajador solicite la reincorporación a la modalidad presencial, deberá justificarlo oportunamente a su superior inmediato y a la CIT, para que el CONRE acuerde lo pertinente.

 

Pregunta 33: ¿Se puede teletrabajar desde el extranjero?

Sí, teletrabajar desde el extranjero es la opción que le permite al funcionario desarrollar sus actividades laborales fuera del territorio nacional. Para efectos institucionales, se denomina con la abreviatura T6 y se deberá cumplir con lo solicitado en el Reglamento de Teletrabajo.

 

Pregunta 34: ¿Ante cuál situación se podría optar por teletrabajar desde el extranjero?

En caso de que un funcionario desee teletrabajar en el extranjero, podrá solicitarlo si se presenta alguna de las siguientes condiciones:

• Si lo hace como complemento de una beca en el exterior.
• Por existir un convenio de interés institucional cuando el objetivo es que realice labores de gestión, investigación, docencia o extensión.
• Otras situaciones en las que prevalezca el beneficio institucional.

Ante cualquiera de las condiciones expuestas, el funcionario deberá contar con la autorización de la propuesta de trabajo por parte de la jefatura respectiva, con el aval de la CIT y el correspondiente acuerdo del Consejo de Rectoría.

 

Pregunta 35: Los teletrabajadores que se ubiquen en el extranjero, ¿estarán asegurados?

Cuando el teletrabajador preste sus servicios en el extranjero y perciba salario de la UNED, estará protegido por el seguro que brinda la Caja Costarricense de Seguro Social y por el seguro contra riesgos del trabajo que administra el Instituto Nacional de Seguros.

Cuando el caso lo justifique, la UNED deberá asumir el pago de un seguro médico con una empresa aseguradora como complemento a los anteriores. En el contrato que se suscriba con el teletrabajador, se especificarán las condiciones que comprenden los seguros anteriores.

En caso de que el funcionario lo considere pertinente, puede asumir, bajo su responsabilidad, seguros adicionales.

Deberá el teletrabajador, por tanto, cumplir con la normativa que regula dichos seguros y con los procedimientos y normas que establezca la UNED.

Cuando la UNED estime que el derecho a la salud del teletrabajador está en riesgo, a pesar de los seguros médicos que se mencionan en el presente artículo, podrá dar por finalizado el teletrabajo en el extranjero, con el fin de garantizar que el funcionario reciba la atención médica adecuada en Costa Rica y que prevalezca el derecho a la salud.

 

Pregunta 36: Con respecto al horario, al espacio y a los costos de un teletrabajador en el extranjero, ¿qué se dispone en el Reglamento de Teletrabajo?

El funcionario debe estar en disposición de asistir, de forma virtual, a reuniones acordadas con su jefatura, de acuerdo con el horario costarricense.

Con respecto al espacio físico, debe atender las recomendaciones técnicas establecidas por las Normas Técnicas de Teletrabajo del INS y del Centro de Salud Ocupacional de la UNED.

Cuando el teletrabajador, por interés institucional, reside en el exterior, el contrato correspondiente indicará los costos que asumirá la institución.

 

Pregunta 37: ¿Cuáles son las funciones de las jefaturas ante un funcionario que se encuentra bajo la modalidad de teletrabajo?

• • Aprobar el curso de inducción al teletrabajo y apoyar el proceso de capacitación e inducción al teletrabajo que se brindará a los funcionarios.
  • Planificar y establecer, junto con el teletrabajador, los objetivos, metas y actividades del plan de trabajo del funcionario, por los cuales se evaluará el desempeño de este.
  • Determinar, junto con el funcionario que desee acogerse a esta modalidad laboral, en cuál de las opciones de teletrabajo se puede ubicar, según lo definido en el artículo 12 del Reglamento de Teletrabajo.
  • Evaluar los objetivos, metas y actividades propuestos en los planes de trabajo del teletrabajador, con el fin de establecer las acciones que permitan mejorar los resultados.
  • Aplicar el procedimiento establecido en caso que el teletrabajador desee incorporarse a la modalidad presencial.
  • Promover el uso de las tecnologías de la información y la comunicación entre todo el personal de su área para el desarrollo de una gestión integral de la modalidad de teletrabajo.
  • Propiciar las condiciones necesarias para el desarrollo de una gestión integral del teletrabajo, de igual manera con la modalidad presencial.
  • Gestionar, ante el Programa de Teletrabajo, todos los aspectos y acciones de mejora relacionados con la modalidad de teletrabajo.