CONOZCANOS

BREVE RESEÑA HISTORICA DEL ARCHIVO FINANCIERO DE LA UNED

Antecedentes de la creación del Archivo Financiero

El Archivo Financiero se creó por la necesidad de que la Oficina de Tesorería precisaba   resguardar documentos muy importantes de las transacciones que realiza financieramente la UNED, sin embargo, al poco tiempo el repositorio fue insuficiente, dada la gran cantidad de expedientes, por lo que se tuvo que evaluar y buscar otro espacio físico más adecuado.

Una vez habilitado el espacio para el Archivo Financiero, la Dirección Financiera valora varias aristas por lo que toma la decisión de acoger bajo su responsabilidad el Archivo de forma tal que no solo sea un Archivo de Tesorería sino también de todas las oficinas adscritas a la Dirección Financiera, lo anterior, tomando en consideración como margen más importante que todas estas oficinas manejan documentación importante y que va de la mano con la información de Tesorería como entidad final en el proceso de pagos de toda la Universidad.

Luego de creado este espacio y su nueva función de resguardo de documentación de toda el área Financiera se denota que el espacio físico no es adecuado por la cantidad de expedientes en resguardo, ya que los mismos no tienen un adecuado manejo pues se colocan en estantes, archivos metálicos y hasta en cajas.

Es a partir de esto que se tomó la decisión de embalar expedientes en cajas y enviarlos a una bodega que tiene el Archivo Central de la UNED y que también tiene contratada una empresa que se dedica al resguardo de expedientes por el Archivo Central de la UNED.

Remodelación y transformación del Archivo Financiero

En el año 2016 con el nombramiento  de la nueva encargada del Archivo Financiero la señora Mayra Guzmán Arguedas,  con el apoyo de la Directora Financiera Msc. Mabel León Blanco, la Vicerrectora Ejecutiva Ana Cristina Pereira y la ayuda de horas estudiante principalmente con el apoyo del entonces estudiante Javier Lopez García ahora funcionario UNED, se remodela el Archivo Financiero y así mejora el acceso, facilitando las formas de uso y acceso de los documentos principalmente la reservación de los expedientes.

Al mismo tiempo se crea una serie de normativas de valoración documental basadas en Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202 del Archivo Nacional de Costa Rica y en publicaciones de expertos archivistas entre otras, que son importantes para que la gestión en este Archivo sea ágil y ordenado.

En el año 2016 se presenta a las autoridades antes mencionadas el titánico proyecto de escaneo de expedientes para el manejo digital de los mismos, de forma tal que se logre un adecuado resguardo de los documentos en el tiempo por el manejo y uso que se les da por lo que se hace la adquisición de escáner para esta labor.

A partir del año 2018 durante la administración de la nueva Vicerrectora Ejecutiva Msc. Heidy Rosales la cual se interesa en continuar apoyando el proyecto de digitalización de documentos en este Archivo Financiero y con apoyo de la Licda. Flora Vega Vega nombran por servicios especiales un recurso humano para escanear todos los expedientes existentes.

Aprovechando el avance de la tecnología, por la que gracias a ella podemos simplificar gestiones administrativas a nuestros usuarios y utilizando las plataformas que nos ofrece el Windows 365, en el año 2021 se materializa el proyecto en pliego y con el apoyo del nuevo Director Financiero Msc. Delio Mora Campos y el compañero Sergio Artavia nos transformamos poco a poco en un Archivo digital y en menor cantidad documentos físicos, por este cambio radical es que se hace posible que los usuarios puedan tener acceso a la información, más ágilmente en el momento que lo necesiten ya sea para fines contables, investigativos o de rendición de cuentas.

Funcionarias que han sido Encargadas del Archivo Financiero

Mayra Guzmán Arguedas (2016 hasta la fecha)

Cristina Fallas Ruiz

Carmen Agüero Canales

Zulay Vindas Solano

Maribel Chinchilla Sojo

VISION

Custodiar documentos valiosos producidos por la Direcciòn Financiera para asi brindar al usuario una àgil y pronta informaciòn de acuerdo a la normativa.

MISIÒN 

Custodiar y conservar fisicamente y digitalmente documentos que respaldan las transacciones economicas de la UNED, ofrecer un servico de calidad y eficacia al usuario.

CARACTERISTICAS y ESPECIFICACIONES

El Archivo Financiero  es un archivo de gestión,  donde se  trasaladan para su conservaciòn  y custodia los expedientes de las Oficinas adscritas a la Dirección Financiera de la UNED, como lo son la Oficina de Tesorerìa, Oficina de Contabilidad, Control de Presupuesto.

Los documentos financieros son de tipo  mercantil, que se utilizan en el àrea de tesoreria y contabilidad, son documentos que respaldan las transacciones economicas y financieras de la UNED, este Archivo se rige por la Ley General de Archivos 7202 de Costa Rica y la Ley 594..

Todos los documentos que se custodian en este Archivo estàn debidamente foliados sea fisicos o digitales, tenemos dos formas de custodiar estos expedientes, de forma fisica y digita,  pues la era digital se acelerò para mayor facilidad del custodio como del usuario.